Kurzfazit nach drei Monaten: weniger Medienbrüche, mehr Transparenz, messbare Effekte. Der Prozessmeister liefert Substanz statt Show – und bleibt auch nach Go-Live erreichbar. Genau die Art Partner, die man im Mittelstand braucht.
Anfragen und Termine · Handwerk
KI-Anfragenassistent
Anfragen aus allen Kanälen lesen, Gewerk und Dringlichkeit zuordnen und Antwortentwürfe zur Freigabe vorbereiten.
Beschriebener Lösungsumfang zur individuellen Umsetzung. Keine bereits auf dieser Website aktivierte Automatisierung.
Das Problem im Alltag
Wo dieser Assistent ansetzt
Anfragen kommen per E-Mail, Website-Formular, Telefon und Messenger herein und verteilen sich über mehrere Kanäle. Mal fehlen Ort, Umfang oder Terminwunsch, mal bleibt eine Anfrage liegen, weil niemand zuständig ist. Der Assistent kann Anfragen bündeln, dem passenden Gewerk und einer Dringlichkeit zuordnen und einen Antwortentwurf aus Deinen freigegebenen Bausteinen erzeugen. Ob und was geantwortet wird, entscheidet Dein Büro; versendet wird erst nach Freigabe.
Diese Daten werden gebraucht
- Anfragen aus den freigegebenen Kanälen mit Absender und Anliegen
- Leistungsübersicht, Einsatzgebiet und Regeln für Dringlichkeit und Zuordnung
- Antwortbausteine und Zuständigkeiten für die Übergabe
Das Ergebnis für Dein Team
- Sortierter Anfrageneingang mit Gewerk, Dringlichkeit und fehlenden Angaben
- Antwortentwurf mit Übergabe- oder Rückrufnotiz für Dein Büro
Vom Eingang bis zur Freigabe
So kann der Ablauf in Deinem Betrieb aussehen
Welche Schritte verbunden werden, hängt von Deinen Programmen und den verfügbaren Schnittstellen ab. Eine manuelle Übergabe kann für den Einstieg sinnvoller sein als eine direkte Schreibanbindung.
Voraussetzungen
Gepflegte Angaben zu Leistungen und Einsatzgebiet sowie klare Regeln, welche Anfrage welcher Person zugeht. Die Kanäle müssen technisch angebunden sein.
Zusammenspiel mit weiteren Agenten- Der Assistent liest die Anfrage und ordnet sie Gewerk und Dringlichkeit zu.
- Fehlende Angaben wie Ort, Umfang oder Terminwunsch werden markiert.
- Ein Antwortentwurf wird aus Deinen freigegebenen Bausteinen vorbereitet.
- Dein Büro prüft Zuordnung und Entwurf und gibt den Versand frei.
Wer prüft und entscheidet?
Dein Büro prüft jede Anfrage und entscheidet über Antwort, Rückruf und Zuständigkeit. Verbindliche Zusagen macht nur eine berechtigte Person.
Was die KI nicht übernehmen soll
Kein eigenständiger Versand nach außen ohne Freigabe. Der Assistent beurteilt keine Preise, Terminzusagen oder Machbarkeit und antwortet nur aus freigegebenen Inhalten.
Erst im Kleinen prüfen
Ein belastbarer Einstieg statt einer pauschalen Ersparnis
Geeigneter Testlauf
Mit einem Kanal und einem Gewerk beginnen und die Zuordnungs- und Entwurfsqualität über einen vereinbarten Zeitraum auswerten.
Daran misst Du den Nutzen
Anteil korrekt zugeordneter Anfragen, unverändert übernommene Antwortentwürfe und Zeit vom Eingang bis zur ersten Reaktion.
Was kostet die Umsetzung?
Einrichtung, Schnittstellen, Softwarelizenzen, Modell- oder Gesprächskosten und Betreuung werden getrennt betrachtet. Datenbereinigung und fachliche Prüfungen gehören in die Kalkulation. Ohne diesen Umfang wäre ein fester Websitepreis irreführend.
Du erhältst zuerst einen Kostenvoranschlag auf Basis des abgestimmten Prozesses. Umfang und laufende Kosten werden vor Beauftragung geklärt.
Leistungsumfang und EinführungFragen zu diesem Assistenten
Beantwortet die KI Anfragen automatisch?
Nein. Sie ordnet zu und entwirft Antworten aus freigegebenen Bausteinen. Versendet wird nach Deiner Freigabe; individuelle und verbindliche Aussagen macht Dein Büro.
Aus welchen Kanälen liest sie?
Welche Kanäle angebunden werden, klären wir im Projekt. Der Einstieg ist meist ein einzelner Kanal mit klaren Regeln, nicht alle gleichzeitig.
Erkennt sie Dringlichkeit richtig?
Sie schlägt eine Einordnung nach Deinen Regeln vor. Wichtige oder unklare Fälle gehen sichtbar an eine Person, statt automatisch priorisiert zu werden.
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Timo BrandtDein AnsprechpartnerMit Deinem Betrieb anfangen
Welcher Ablauf kostet Dein Team gerade zu viel Zeit?
Bring einen typischen Vorgang und die Namen Deiner Programme mit – ob Handwerkersoftware, Rechnungstool oder E-Mail. Wir prüfen Datenzugang, Aufwand und Freigaben. Wenn eine einfache Softwarefunktion ausreicht, brauchst Du dafür keinen KI-Agenten.